Cakupan Administrasi Peradilan – beberapa ahli yang memiliki pandangan berbeda tentang pengambilan keputusan dalam administrasi pengadilan. Bahwa para ahli telah menekankan bidang-bidang utama tertentu terkait pengambilan keputusan dalam administrasi peradilan, seperti anggaran pengadilan, struktur organisasi, strategi, kepemimpinan, demi administrasi pengadilan yang efektif dan efisien.
Hal ini penting untuk dipastikan bahwa definisi yang konsisten tentang ruang lingkup administrasi peradilan telah mempertimbangkan berbagai unsur yang penting. Selain itu, hal lain yang juga penting digaris bawahi bahwa definisi ini mencakup serangkaian penuh pengambilan keputusan dan aktivitas di wilayah tersebut. Pengadilan harus mengembangkan dan melaksanakan kegiatan administrasi yang efektif dan efisien di lima bidang, yaitu;
- Kepemimpinan dan Pengendalian
- Organisasi dan Tanggung Jawab
- Strategi dan Prosedur yang Efektif
- Sumber Daya
- Sistem Pendukung
Adapun penjelasan lebih rinci mengenai kelima elemen utama tersebut adalah sebagai berikut:
1. Kepemimpinan dan Pengendalian
Kepemimpinan yang jelas dan visioner adalah kunci untuk mengembangkan administrasi pengadilan yang efektif dan efisien. Khususnya, kepemimpinan diperlukan untuk mengembangkan komitmen semua pegawai sehingga dapat bekerja mencapai visi bersama dan tujuan organisasi. Kepemimpinan ini dibutuhkan dalam menetapkan standar yang harus dicapai pengadilan sebagai contoh mengenai akses terhadap keadilan (access to justice), batas waktu untuk menangani berbagai jenis perkara, standar waktu manajemen perkara, dan standar tempat kerja untuk para hakim, pegawai dan masyarakat. Kepemimpinan juga diperlukan untuk mengawasi kinerja dan secara berkelanjutan menganalisis perubahan dalam hal perkembangan jumlah perkara dan penumpukan perkara dengan terus berupaya mencari alternatif pengembangan untuk menangani perkara-perkara tersebut, selain itu kepemimpinan juga dibutuhkan dalam memastikan pelaksanaan jenis kegiatan manajemen perubahan lainnya yang diperlukan untuk memastikan terciptanya lingkungan organisasi yang terus menerus berkembang sesuai lingkungan dan memiliki budaya inovasi yang berkelanjutan.
2. Organisasi dan Tanggung Jawab
Dalam administrasi peradilan yang efektif, akuntabilitas dan tanggung jawab untuk semua tugas utama peradilan akan secara jelas didefinisikan dan diberikan kepada unit kerja yang sesuai Hal yang juga penting adalah terkait upaya dalam mendefinisikan struktur organisasi yang sesuai di lembaga peradilan dan membangun serta menjaga kerja sama dengan kelompok-kelompok masyarakat dan pihak lainnya, seperti sesama institusi penegakan hukum, para pekerja pengadilan, pengacara, mediator, aktivis masyarakat dan lingkungan, serta kelompok peduli masyarakat dan pengawasan (LSM). Area ini juga mencakup dalam hal mendefinisikan dan memastikan peran yang tepat untuk berbagai kelompok masyarakat dalam mengidentifikasi kebutuhan mereka dalam mengakses lembaga peradilan dan meninjau tanggapan administrasi peradilan terhadap kebutuhan tersebut.
3. Strategi dan Prosedur yang Efektif
Upaya yang berkelanjutan harus dilakukan dalam rangka memfasilitasi dan meningkatkan langkah-langkah untuk memastikan bahwa seluruh unit kerja mampu memanfaatkan secara optimal semua sumber daya yang tersedia dengan cara yang terbaik dalam upaya memberikan layanan yang prima kepada masyarakat dan dalam rangka untuk mencapai tujuan organisasi. Hal ini juga mencakup upaya dalam memastikan bahwa sumber daya yang signifikan tersedia untuk pengembangan dan implementasi kebijakan di tingkat organisasi, unit kerja, dan individu, termasuk upaya perubahan dan evaluasi untuk memastikan sistem pengadilan yang akuntabel dan dapat diakses oleh masyarakat. Upaya-upaya ini juga mencakup, misalnya aktifitas adopsi dan modifikasi praktik manajemen penanganan perkara yang efektif, aturan pengadilan dan strategi. Sebagai contoh program mediasi perkara dan optimalisasi sumber daya pada tugas dan fungsi prioritas lembaga peradilan serta kebijakan terkait pengajuan permohonan.
4. Sumber Daya
Tingkat ketersediaan dan jenis sumber daya yang memadai sangat penting untuk administrasi peradilan yang efektif. Hal ini mencakup pengembangan staf pengadilan yang profesional melalui perekrutan yang tepat, pelatihan, pengawasan, dan pengembangan sistem, serta lingkungan yang mendukung kinerja yang positif. Perhatian yang cukup besar juga akan diberikan pada pengembangan fasilitas pengadilan yang mendukung proses peradilan dan administrasi tertentu yang dipilih dan direncanakan untuk pengadilan. Perhatian juga difokuskan untuk memastikan ketersediaan dan pemeliharaan jenis-jenis peralatan umum dan khusus, seperti sistem informasi manajemen peradilan berbasis teknologi modern yang diperlukan untuk mendukung tugas dan fungsi pengadilan. Dan yang juga menjadi perhatian khusus di bidang ini adalah keputusan dan kegiatan administrasi peradilan di semua tahapan dan proses penganggaran yang menghasilkan ketersediaan sumber daya yang memadai dari semua jenis sumber daya untuk mencapai tujuan lembaga peradilan.
5. Sistem Pendukung
Pekerjaan organisasi administrasi peradilan harus difasilitasi oleh manajemen yang efisien dan sistem pendukung administratif, yang semuanya dirancang untuk mendukung proses pengambilan keputusan di pengadilan. Hal ini tentu akan memerlukan pengembangan dan pemeliharaan, misalnya: sistem informasi manajemen perkara (manual dan otomatis); sistem komunikasi dan media, dan sistem akuntansi keuangan. Proses yang efektif dan efisien di setiap bidang ini sangat penting bagi pengadilan untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Selain itu, keputusan dan kegiatan di suatu unit kerja sering memberikan dampak yang signifikan pada hasil keputusan dan kegiatan di area kerja yang lain. Misalnya, strategi manajemen penanganan perkara dapat memiliki dampak signifikan pada tingkat dan jenis peradilan, fasilitas, dan sumber daya keuangan yang diperlukan oleh lembaga peradilan tersebut. Demikian pula, kepemimpinan yang berkomitmen diakui sebagai faktor penting dari sistem manajemen perkara. Pada saat yang sama, keberhasilan sistem manajemen perkara secara langsung bersan pada ketersediaan informasi waktu yang tepat dan lengkap sistem informasi berbasis teknologi. Sistem yang berbasis teknologi ini tidak dapat dikembangkan tanpa sumber daya keuangan yang memadai. Oleh karenanya, semua elemen merupakan hal penting untuk membangun administrasi peradilan yang efektif.
Dalam mempertimbangkan bagaimana dan apakah lembaga peradilan dapat mengambil manfaat dari model-model alternatif pengambilan keputusan administratif, penting untuk mempertimbangkan kelima elemen tersebut. Seperti yang ditunjukkan pada penjelasan di bawah ini yang mencantumkan beberapa proses spesifik, fungsi, dan bidang pengambilan keputusan yang utama di masing-masing elemen tersebut, sementara itu, mengenai penganggaran lembaga peradilan, hal tersebut hanya salah satu dari sekian banyak bidang pengambilan keputusan dalam administrasi peradilan.
Berikut ini dijelaskan proses dan fungsi dalam masing-masing lima elemen utama dalam administrasi peradilan yang efektif;
1. Kepemimpinan:
- Mengembangkan visi yang jelas dan mampu menanamkan visi tersebut kepada seluruh pegawai.
- Menetapkan tujuan dan standar khusus di semua bidang.
- Memastikan dukungan yang nyata dari semua unsur yang menjadi dasar keberhasilan administrasi peradilan.
- Menjaga kesadaran akan perkembangan lingkungan yang mungkin mendukung atau menghambat kegiatan administrasi peradilan.
- Memantau dan mengevaluasi kemajuan yang dilakukan untuk mencapai tujuan lembaga.
- Memiliki rencana strategis.
- Menyesuaikan kebijakan dan pelaksanaannya untuk memastikan peningkatan organisasi yang berkelanjutan dan mewujudkan manajemen perubahan yang efektif.
2. Organisasi dan Tanggung Jawab
- Identifikasi kelompok dan individu mana di dalam dan di luar administrasi peradilan yang paling efektif berkontribusi pada pencapaian tujuan administrasi peradilan.
- Struktur akuntabilitas dan pelaporan yang jelas dalam unit administrasi peradilan.
- Pernyataan tanggung jawab yang jelas dalam unit administrasi peradilan.
- Mengembangkan kerja sama di dalam lembaga peradilan, seperti kerja sama antara dan berbagai tingkatan pengadilan, sebagai contoh menetapkan peran hakim dalam pengembangan kebijakan.
- Kerja sama yang efektif dengan kelompok-kelompok eksternal, seperti himpunan advokat, kejaksaan agung, kementerian, LSM, dan lain-lain.
- Pembagian kerja yang efektif antara orang dan kelompok internal dan eksternal berdasarkan pada efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan administrasi peradilan dan membangun kompetensi dan pengalaman yang ada.
- Kontribusi efektif dari kelompok di luar administrasi peradilan.
3. Strategi dan Prosedur yang Efektif
- Mengembangkan layanan yang disediakan oleh lembaga peradilan, baik secara tradisional maupun modern.
- Mengidentifikasi proses dan fungsi yang harus dibentuk untuk menyediakan layanan tersebut.
- Membuat dan menerapkan kebijakan dan prosedur manajemen penanganan perkara.
- Membuat strategi dan prosedur paling efektif dalam rangka memberikan layanan tersebut, termasuk rekayasa business process, best practices, serta memahami perkemban lingkungan, dan memiliki budaya maju yang berkelanjut.
- Memiliki metode untuk memfokuskan layanan dan sumber daya pada bidang prioritas organisasi.
- Adanya proses untuk menyesuaikan strategi dan proses dengan kebutuhan tertentu dari berbagai jenis klien dan perkara.
- Adanya aturan pengadilan dan pengendalian pelaksanaan tugas
4. Sumber Daya
a. Manajemen Sumber Daya Manusia:
- Adanya sistem kepegawaian yang memadai.
- Mengidentifikasi kesenjangan kompetensi pegawai dengan bidang tugas yang dilaksanakan.
- Meningkatkan kompetensi melalui pendidikan, pelatihan, dan mentoring.
- Adanya perencanaan terkait regenerasi kepemimpinan.
- Adanya pengawasan yang berkelanjutan.
- Sistem penggajian yang sesuai.
b . Peralatan dan Fasilitas Lainnya:
- Tersedianya ruang kerja yang memadai.
- Tersedianya peralatan kantor.
- Tersedianya transportasi bagi pegawai.
- Adanya sistem keamanan.
c. Sistem Penganggaran:
- Adanya sistem penganggaran.
- Adanya proses persiapan penyusunan anggaran yang berkaitan dengan pencapaian tujuan organisasi.
- Proses penyusunan anggaran mencerminkan kebijaka organisasi dan prioritas pencapaian organisasi.
5. Sistem Pendukung
a. Sistem Keuangan:
- Adanya sistem akuntansi keuangan.
- Adanya laporan akuntansi keuangan.
- Adanya kontrol penggunaan anggaran.
b. Sistem Informasi Manajemen
c. Sistem Komunikasi dan Media
- Adanya sistem komunikasi dan media dalam administrasi peradilan.
- Adanya sistem komunikasi dan media dalam antara administrasi Lembaga peradilan.
- Adanya sistem komunikasi dan media antarpengadilan yang berbeda dan antara pengadilan dan mitra didalam dan diluar pengadilan.
Baca Juga : Perbedaan Peradilan dan Pengadilan
